Arbeitsmittel sind ein wesentlicher Bestandteil für Unternehmen, Angestellte und Selbstständige, um ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen. Von Computern bis hin zu Fachliteratur gibt es eine Vielzahl von Artikeln, die im Alltag und zusätzlich auch für die Arbeit benötigt werden.
Doch welche Kosten können als betriebliche Ausgaben geltend gemacht werden und wie können diese von der Steuer abgesetzt werden? Im heutigen Blog-Artikel klären wir hierüber auf!
Was gilt als Arbeitsmittel?
Arbeitsmittel umfassen eine breite Palette von Gegenständen, die für die Ausübung einer beruflichen Tätigkeit benötigt werden. Dazu gehören Computer, Software, Büromaterialien, Fachliteratur, Werkzeuge und sogar Arbeitskleidung.
Zu mindestens 10 Prozent muss der Artikel beruflich genutzt werden. Andernfalls wird er vom Finanzamt nicht als Arbeitsmittel akzeptiert.
Grundsätzlich gilt: Der Gegenstand muss tatsächlich auch oder ausschließlich für die Arbeit genutzt werden. Wird der Artikel zu mehr als 90 Prozent beruflich genutzt, darf er sogar mit den Gesamtkosten angegeben werden.
Wer seine Literatur zu 70 Prozent beruflich und 30 Prozent privat nutzt, darf 70 Prozent der entstandenen Kosten steuerlich geltend machen.
Welches Gesetz ist die Grundlage?
Die sogenannten Werbungskosten werden im 9. Paragrafen des Einkommensteuergesetzes geregelt.
Was sind Werbungskosten?
Für Ihren Beruf nutzen Sie vielerlei Dinge, die Sie auch im privaten Rahmen benötigen.
Innerhalb Ihrer Steuererklärung geben Sie die Arbeitsmittel in Anlage N an. Dort geben Sie diese Dinge an. Beispiele können sein:
- Berufsbekleidung
- Computer/Laptop
- Fahrten zur Arbeit
- Fachliteratur
- Kosten für eine zweite Ausbildung
- Umzugskosten
- Anwaltskosten
- Smartphone
- Büromöbel
Hinweis: Pauschal können Sie einen Betrag in Höhe von 1.230 Euro Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung angeben. Das Finanzamt berücksichtigt diese Angabe ohne Nachweispflicht.
Kann jede Person dieselben Gegenstände angeben?
Nein, Berufe sind stets individuell und unterschiedlich. Somit kann auch jeder Arbeitnehmer andere Gegenstände innerhalb der Anlage N in seiner Steuererklärung angeben. Kann ein Dachdecker so beispielsweise eine Trittleiter angeben, wird das vermutlich bei einem kaufmännischen Angestellten anders sein.
Tipp: Auch die Fahrtkosten, um die arbeitsrelevanten Arbeitsmittel zu kaufen, lassen sich bei der Steuer angeben. Fahren Sie also in ein Möbelhaus, um einen neuen Schreibtisch für Ihr Home Office zu kaufen, handelt es sich bei dieser Fahrt um Werbungskosten.
Dürfen lediglich die Anschaffungskosten angesetzt werden?
Nicht nur die Anschaffungskosten der Arbeitsmittel finden Berücksichtigung innerhalb der Steuererklärung. Auch die Kosten für Wartung, Reinigung und Reparatur wirken sich steuermindernd aus.
Welche Anforderungen hinsichtlich der Dokumentation gibt es?
Grundsätzlich sollten Sie die Quittungen, Kaufbelege und Wartungsverträge aufbewahren. Diese müssen zwar nicht zwingend mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden. Doch der Steuerbeamte kann Sie dazu auffordern, sie ihm zuzusenden. Wer dann nicht nachweisen kann, welche Kosten hinter dem jeweiligen Gut stecken, wird keine steuerlichen Abzüge durchsetzen können.
Welche Abschreibungsgrenzen gibt es?
Um ein Arbeitsmittel sofort und in voller Höhe abschreiben zu können, gilt folgende Grenze:
Netto 800 Euro + 19 % Mehrwertsteuer = brutto 952 Euro
Wird dieser Betrag nicht überstiegen, handelt es sich um ein sogenanntes Geringwertiges Wirtschaftsgut. Eine Abschreibung über mehrere Jahre ist dann nicht notwendig.
Wurden die Güter vor dem Jahr 2017 angeschafft, gelten geringere Werte. 410 Euro netto durfte der Artikel damals gekostet haben, um mit dieser Einmalsumme abgeschrieben werden zu dürfen.
Was passiert mit teuren Gütern?
Übersteigt der angeschaffte Artikel die Nettosumme von 800 Euro, muss eine Abschreibung über mehrere Jahre erfolgen. Sie können dann keinen Einmalbetrag in der Steuererklärung des Anschaffungsjahres vornehmen, sondern müssen den Anschaffungspreis über Jahre aufteilen.
Das Bundesfinanzministerium gibt für die Arbeitsmittel gesonderte Vorgaben. Diese sind in der Afa-Tabelle hinterlegt. Den Kaufpreis teilen Sie also durch die in der Liste hinterlegten Jahre und ermitteln darüber, welchen jährlichen Betrag Sie in der jeweiligen Steuererklärung angeben dürfen.
Achtung: Im Jahr der Anschaffung gilt eine monatsgenaue Abschreibung. Wenn Sie also den Artikel im Juli kaufen, gilt es zu zwölfteln. Im Beispiel dürfen Sie den Betrag von 6 von 12 Monaten in der Steuer angeben.
Doch auch hier gibt es eine Ausnahme. Aufgrund der Pandemie rund um Covid-19 hatte die Regierung entschieden, die Nutzungsdauer für Laptops oder “Computer ähnliche Arbeitsmittel” zu verkürzen. So dürfen diese – egal ob sie über der 800 Euro netto-Grenze liegen oder nicht – seit 2021 bereits im Anschaffungsjahr vollständig abgesetzt werden. Zuvor mussten die Gegenstände über drei Jahre abgeschrieben werden.
Gibt es Anpassungspläne für die steuerliche Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln?
Über das Wachstumschancengesetz hegte die Bundesregierung den Plan, die Grenze für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zu erhöhen. Bürokratische Verfahren sollten vereinfacht werden. So sollte die Grenze auf netto 1.000 Euro erhöht werden. Zum Jahr 2024 sollte eine Umsetzung erfolgen. Diese wurde allerdings wieder gestrichen.
Weitere Planungen zu Änderungen oder Anpassungen sind derzeit nicht bekannt.
Wie lange dauert die Bearbeitung der Steuererklärung?
Die Bearbeitungsdauer ist äußerst individuell und sehr unterschiedlich. So kann die Kontrolle und somit die Rückmeldung seitens der Finanzbehörde (örtliches Finanzamt) nur wenige Wochen betragen. Bei anderen Personen dann wiederum mehrere Monate.
Finanzielle Entlastunge mit der steuerlichen Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln
Die Angabe Ihrer beruflich genutzten Arbeitsmittel bietet eine Möglichkeit, finanzielle Entlastung zu erwirken. Halten Sie sich stets an die finanziellen Grenzen zur Absetzbarkeit. Geringwertige Wirtschaftsgüter schreiben Sie vollständig im Jahr der Anschaffung ab. Beträge über der Grenze werden über die fortfolgenden Jahre abgeschrieben. Die Afa-Tabelle unterstützt Sie bei der Ermittlung des Zeitraums.
