Seit dem 1. Januar 2025 sind E-Rechnungen im deutschen B2B-Bereich verpflichtend. Kleinunternehmer müssen seitdem E-Rechnungen empfangen können, sind aber in der Regel noch nicht zum Versand verpflichtet. Erfahren Sie, wie Sie eine E-Rechnung richtig nutzen, warum sie praktisch ist und welche Pflichten für Kleinunternehmer bestehen.
Die E-Rechnung: Formate und Vorteile
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Art von Rechnung, die die automatische Verarbeitung der Daten erleichtert und beschleunigt. Sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht. Die Vorteile dieser Rechnung sind nicht nur die Beschleunigung des Verarbeitungsverfahrens, sondern auch die Senkung der Kosten, die Verbesserung der Transparenz und die Erleichterung bürokratischer Verfahren.
Es gibt verschiedene Arten von E-Rechnungen. In Deutschland sind folgende gängig:
- XRechnung (nur maschinenlesbares Format, üblich in öffentlichen Verfahren)
- ZUGFeRD (hybrides Format: PDF + XML-Daten, flexibler und üblich im B2B Bereich)
Ist die E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung für Kleinunternehmer Pflicht. Allerdings erstmal nur das Empfangen dieser Rechnungen, nicht das Versenden. Wenn Sie also ein Kleinunternehmer sind, müssen Sie E-Rechnungen auf jeden Fall empfangen können. Sie müssen diese Rechnungen außerdem 8 Jahre lang lesbar aufbewahren können.
Ab 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen auch Versenden können, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr die 800.000 überschritt. Wenn der Umsatz niedriger ist, gilt die Pflicht erst ab 2028.
So klappt die Übermittlung einer E-Rechnung
Es gibt keine gesetzliche Vorschrift zur Übermittlung einer E-Rechnung für Kleinunternehmer. Unternehmen können also selbst entscheiden, wie sie E-Rechnungen verschicken oder empfangen, solange sie technisch korrekt und zugreifbar ankommen.
Mögliche Wege sind zum Beispiel:
- Als Anhang in einer E-Mail
- Über einen gemeinsamen Speicherort
- Durch eine elektronische Schnittstelle
- Über einen USB-Stick
- Als Download über ein Online-Portal
Diese Informationen muss eine E-Rechnung enthalten:
- Namen (Rechnungssteller und Rechnungsempfänger)
- Anschriften (Rechnungssteller und Rechnungsempfänger)
- Steuernummer (nicht das gleiche wie die Steuer-ID) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Rechnungssteller)
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Nettoentgelt
- Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
- Leitweg-Identifikationsnummer (bei XRechnung-Format)
- Sonstige Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung des Zahlungsempfängers
Das brauchen Kleinunternehmer, um E-Rechnungen empfangen zu können
Damit jedes Kleinunternehmen gesetzesgemäß E-Rechnungen empfangen kann, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Es muss mindestens ein technischer Empfangskanal vorhanden sein. Für viele Kleinunternehmer reicht dazu bereits ein normales E-Mail-Postfach, das E-Rechnungen als XML-Datei empfangen kann.
- Die empfangene Datei muss gespeichert und ggf. weiterverarbeitet werden können. Dazu muss eine GoBD-konforme Archivierung möglich sein, sodass die Daten rechtlich anerkannt und steuerlich prüfbar bleiben. Es reicht nicht, wenn Sie die Rechnungen in Papierform aufbewahren.
Ja, man kann auf jeden Fall eine Rechnung auf PDF in eine E-Rechnung umwandeln. Das geht entweder mithilfe eines automatischen Texterkennungs-Tools (OCR) oder auch, indem man die Daten manuell abtippt. Der OCR-Weg ist zwar schneller, aber kann manchmal auch zu Fehlern führen.
Auf einen Blick
Das Erhalten und Speichern von E-Rechnungen ist Pflicht, auch für Kleinunternehmer! Es ist wichtig, dass Sie rechtzeitig umgestiegen sind, um rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen und spätere Umstellungsprobleme zu vermeiden. Die gute Nachricht: E-Rechnungen sind nicht kompliziert und können sogar einfach über E-Mail erhalten werden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann man E-Rechnungen auch an das Finanzamt senden?
Ja, das ist durch das ELSTER-Portal möglich, mithilfe der Belegnachreichung zur Steuererklärung.
Ist die E-Rechnung für Kleinunternehmer Pflicht, wenn sie nur steuerfreie Leistungen erbringen?
Ja, seit 2025 müssen alle Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Der Versand ist für diese Art von Unternehmen noch nicht Plficht.
Darf man PDF-Rechnungen als Kleinunternehmer noch benutzen?
Ja, bis 2026 (ggf. 2027) ist das PDF-Format noch erlaubt. Allerdings müssen Kleinunternehmer schon seit Januar 2025 zumindest E-Rechnung empfangen können.
