Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt den steuerlichen Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Sie können diese Methode nutzen, wenn Sie nicht gesetzlich zur Buchführung mit regelmäßigen Abschlüssen verpflichtet sind und auch nicht freiwillig entsprechend bilanzieren. Die Kleinunternehmerregelung allein entscheidet darüber nicht.
Für die Abgabe verwenden Sie grundsätzlich die elektronische Anlage EÜR. Entscheidend sind die richtige Gewinnermittlungsart, nachvollziehbare Zahlungsaufzeichnungen und die steuerliche Behandlung Ihrer Ausgaben. Hier erfahren Sie, wie Sie die Voraussetzungen prüfen, Ihre Unterlagen ordnen und die Werte für ELSTER vorbereiten.
Wer die EÜR nutzen darf
Die EÜR ist eine zulässige Alternative zur Bilanzierung, keine automatische Pflicht für alle kleineren Betriebe. § 4 Absatz 3 EStG nennt als Voraussetzungen das Fehlen einer gesetzlichen Buchführungs- und Abschlusspflicht sowie einer entsprechenden freiwilligen Buchführung mit Abschlüssen. Eine laufende Belegsammlung oder eine Tabelle für die EÜR ist damit nicht gleichzusetzen.
Für eine freiberufliche Tätigkeit kommt die EÜR regelmäßig infrage. Die steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO richtet sich an gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, nicht an Freiberufler. Für die steuerliche Erfassung beim Start hilft der Artikel zur Anmeldung als Freiberufler. Entscheidend bleibt die tatsächliche Einordnung der Tätigkeit; die Bezeichnung auf einer Rechnung genügt nicht.
Bei Gewerbetreibenden müssen Sie zuerst andere gesetzliche Pflichten prüfen. Nach § 140 AO gelten Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten aus anderen Gesetzen auch für die Besteuerung. Eine niedrige Umsatzhöhe hebt eine bestehende Pflicht nicht auf. Für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG ist die EÜR daher grundsätzlich nicht die passende Gewinnermittlung.
Die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung und die einkommensteuerliche Gewinnermittlung sind getrennte Fragen. Auch ein Betrieb mit Umsatzsteuer kann eine EÜR erstellen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Umgekehrt verschafft der Kleinunternehmerstatus keine Ausnahme von einer bestehenden Bilanzierungspflicht. Die Schritte in die Selbstständigkeit betreffen die Anmeldung; die EÜR bildet später das Betriebsergebnis ab.
Welche Umsatz- und Gewinngrenzen für Gewerbebetriebe gelten
Nach § 141 AO kann für einen gewerblichen Betrieb eine steuerliche Buchführungspflicht entstehen, wenn der maßgebliche Gesamtumsatz mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr oder der Gewinn aus Gewerbebetrieb mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr beträgt. Eine überschrittene Grenze genügt. Genau 800.000 Euro beziehungsweise genau 80.000 Euro überschreiten diese Grenzen noch nicht.
Die Pflicht nach dieser Vorschrift beginnt grundsätzlich mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung des Finanzamts über ihren Beginn folgt. Ein hoher Umsatz führt deshalb nicht in jedem Fall sofort für dasselbe Jahr zum Wechsel. Das gilt nur für diesen Entstehungsweg; eine bereits bestehende Pflicht nach anderen Gesetzen bleibt maßgeblich.
Für Land- und Forstwirte enthält § 141 AO ebenfalls die Umsatzgrenze und eine Gewinngrenze von mehr als 80.000 Euro im Kalenderjahr. Eine Grenze für den Wert der selbst bewirtschafteten Fläche steht dort nicht mehr. Allerdings kann für landwirtschaftliche Betriebe auch eine andere Gewinnermittlung, etwa nach Durchschnittssätzen, einschlägig sein. Die EÜR folgt nicht allein daraus, dass die Schwellenwerte unterschritten sind.
Belege und Zahlungsaufzeichnungen vorbereiten
Bereiten Sie Rechnungen, Zahlungsnachweise und eine nachvollziehbare Zuordnung jeder betrieblichen Einnahme und Ausgabe vor. Die EÜR ersetzt weder Belege noch die für Ihren Betrieb geltenden Aufzeichnungspflichten. Erfassen Sie auch betriebliche Barzahlungen, statt nur die Bewegungen auf dem Bankkonto auszuwerten.
- Ordnen Sie jedem Vorgang einen Beleg, das Zahlungsdatum, den Betrag und die passende Einnahmen- oder Ausgabenkategorie zu.
- Trennen Sie betriebliche und private Vorgänge. Bei gemischter Nutzung benötigen Sie eine nachvollziehbare Aufteilung.
- Gleichen Sie Ihre Aufzeichnungen mit Kontoauszügen und den erfassten Barzahlungen ab. Ein Kontosaldo ist noch kein steuerlicher Gewinn.
- Führen Sie die erforderlichen Verzeichnisse für Wirtschaftsgüter und notieren Sie Anschaffungsdatum, Kosten, Nutzung und Abschreibung.
Prüfen Sie außerdem, welche Rechnungen elektronisch eingehen und in welchem Format Sie sie aufbewahren müssen. Die Informationen zu E-Rechnungen bei Kleinunternehmern betreffen die Rechnungsebene; sie ersetzen nicht die Gewinnermittlung.
Wann Einnahmen und Ausgaben zeitlich zählen
Grundsätzlich zählt bei der EÜR der Zeitpunkt, in dem Geld zufließt oder abfließt, nicht das Datum der Rechnung. Eine im Dezember geschriebene Rechnung, die ein Kunde erst im Januar bezahlt, gehört daher regelmäßig in das neue Jahr. Für Ausgaben gilt entsprechend der tatsächliche Zahlungszeitpunkt.
Eine Ausnahme betrifft regelmäßig wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben, die kurze Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel zufließen oder abfließen und wirtschaftlich zum anderen Jahr gehören. Diese Regel steht in § 11 EStG. Sie erlaubt keine pauschale Verschiebung sämtlicher Januarzahlungen in das Vorjahr. Prüfen Sie bei solchen Vorgängen Zahlung, Fälligkeit und wirtschaftliche Zugehörigkeit gesondert.
Auch bei der EÜR wird nicht jede Zahlung sofort in voller Höhe gewinnwirksam. Für bestimmte Anschaffungen, Abschreibungen und steuerliche Korrekturen gelten besondere Regeln. Erfassen Sie deshalb nicht einfach sämtliche Kontoeingänge als Umsatz und sämtliche Kontoabgänge als abziehbare Kosten.
Betriebseinnahmen und abziehbare Ausgaben erfassen
Zu den Betriebseinnahmen gehören insbesondere die bezahlten Entgelte für Ihre Waren oder Leistungen; Betriebsausgaben sind durch den Betrieb veranlasste Aufwendungen. Ordnen Sie die Beträge den passenden Feldern zu und unterscheiden Sie steuerpflichtige, steuerfreie und umsatzsteuerlich unterschiedlich behandelte Vorgänge. Die Zahlung allein beweist noch nicht, dass eine Ausgabe vollständig abziehbar ist.
Bei umsatzsteuerpflichtigen Vorgängen trennen Sie Nettoerlöse und vereinnahmte Umsatzsteuer in den vorgesehenen Kategorien. Auch Umsatzsteuererstattungen, gezahlte Vorsteuer und Zahlungen an das Finanzamt müssen richtig zugeordnet werden. Wenn Sie keine Vorsteuer abziehen dürfen, erfassen Sie die Kosten grundsätzlich einschließlich der enthaltenen Umsatzsteuer. Vermischen Sie nicht die umsatzsteuerliche Behandlung mit der Frage, ob eine Ausgabe betrieblich veranlasst ist. Die ELSTER-Anleitung zu den Einnahmen- und Ausgabenfeldern erläutert die Zuordnung für den jeweiligen Vordruck.
Typische Ausgaben sind bezahlte Waren, Fremdleistungen, betriebliche Raumkosten, Telefonkosten und Personalaufwendungen. Für gemischt genutzte Gegenstände oder Leistungen ist nur der betriebliche Anteil maßgeblich. Bei beschränkt abziehbaren Aufwendungen müssen Sie die jeweiligen Voraussetzungen und Abzugsgrenzen beachten, etwa bei Bewirtung oder Geschenken.
Bei länger nutzbaren Wirtschaftsgütern können Abschreibungen statt eines sofortigen vollständigen Abzugs erforderlich sein. Auch die Regeln für geringwertige Wirtschaftsgüter und Sammelposten bleiben bei der EÜR anwendbar. Führen Sie die Anlage AVEÜR, soweit erforderlich, und vermeiden Sie es, denselben Kauf sowohl vollständig als Ausgabe als auch über Abschreibungen abzuziehen.
Den Gewinn berechnen und Fehler vermeiden
Die Grundrechnung lautet: Betriebseinnahmen minus abziehbare Betriebsausgaben gleich Gewinn oder Verlust. Hinzu kommen die für Ihren Fall erforderlichen steuerlichen Korrekturen. Der Überschuss auf dem Bankkonto und der steuerliche Gewinn können deshalb voneinander abweichen.
Vereinfachtes Rechenbeispiel ohne Umsatzsteuer und ohne weitere Korrekturen: Ein Betrieb erfasst 30.000 Euro Betriebseinnahmen und 12.000 Euro abziehbare Betriebsausgaben. Daraus ergibt sich ein Gewinn von 18.000 Euro. Die Zahlen sind frei gewählt und beschreiben keinen tatsächlichen Betrieb. Sie zeigen nur die Grundrechnung; zusätzliche Abschreibungen oder nicht abziehbare Kosten verändern das Ergebnis.
Prüfen Sie vor der Übertragung insbesondere doppelt erfasste Belege, fehlende Barzahlungen, private Kosten und die richtige zeitliche Zuordnung. Steuerfreie Einnahmen und die damit zusammenhängenden Ausgaben gehören in die dafür vorgesehenen Felder. Ziehen Sie nicht pauschal jeden als steuerfrei bezeichneten Betrag noch einmal von einem bereits bereinigten Ergebnis ab.
Anlage EÜR in ELSTER übermitteln und die Frist bestimmen
Die Anlage EÜR ist grundsätzlich elektronisch mit Authentifizierung zu übermitteln. Im ELSTER-Formular für die Anlage EÜR wählen Sie das passende Kalenderjahr und tragen die Daten Ihres Betriebs ein. Das Formular kann separat oder im Zusammenhang mit einer Einkommensteuer- oder Feststellungserklärung verwendet werden; separat bedeutet nicht, dass die übrigen erforderlichen Erklärungen entfallen.
Für die Jahresauswahl nennt ELSTER grundsätzlich das Jahr, in dem der Gewinn bei der Steuerfestsetzung zu erfassen ist. Bei Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft ist nach der dortigen Anleitung das Jahr auszuwählen, in dem das Wirtschaftsjahr beginnt. Die verfügbaren Formularjahre und Felder sind deshalb von Ihrem Besteuerungszeitraum abhängig.
Ein Papierformular ist kein frei wählbarer Ersatz für die elektronische Abgabe. Auf Antrag kann das Finanzamt in Härtefällen auf die elektronische Übermittlung verzichten. Dann sind die amtlichen Papierformulare einschließlich erforderlicher Anlagen zu verwenden. Eine eigene Tabelle kann die Vorbereitung unterstützen, ersetzt aber nicht ohne Weiteres den vorgeschriebenen Datensatz.
Für verpflichtende Steuererklärungen gilt nach § 149 AO ohne steuerliche Beratung grundsätzlich eine Frist von sieben Monaten nach Ende des Kalenderjahres. Bei steuerlich beratenen Erklärungen, bestimmten landwirtschaftlichen Wirtschaftsjahren, gesetzlichen Sonderregelungen oder einer Aufforderung des Finanzamts können andere Termine gelten. Bestimmen Sie die Frist anhand Ihres Besteuerungszeitraums und Ihres Verfahrens; der 31. Juli ist kein ausnahmsloser Termin für jede EÜR.
Prüfen Sie die Angaben in ELSTER und bewahren Sie nach dem Versand das Übermittlungsprotokoll zusammen mit Ihrer Berechnung auf. Ein gespeicherter Entwurf ist noch keine übermittelte Erklärung. Wenn eine konkrete Aufforderung, eine fehlende Steuernummer oder ein Härtefallantrag die Abgabe betrifft, finden Sie hier die Kontaktwege zum Finanzamt.
Kosten und zusätzliche Verwendungen richtig einordnen
Die Gewinnermittlung ist keine zusätzliche Steuer, sondern eine Berechnung für Ihre steuerlichen Erklärungen. Kosten können durch Buchhaltungssoftware oder beauftragte Leistungen entstehen. Ein allgemeiner Stundensatz lässt sich daraus nicht ableiten; vergleichen Sie den vereinbarten Leistungsumfang, statt die EÜR mit einem pauschalen Preis anzusetzen.
Eine EÜR dokumentiert das Ergebnis eines Betriebs, ist aber kein amtlicher Einkommensteuerbescheid. Wenn eine Bank, eine Vermietung oder eine andere Stelle Nachweise verlangt, hängt von deren Vorgaben ab, ob die EÜR genügt oder weitere Unterlagen benötigt werden. Die eingereichte Berechnung belegt nicht automatisch eine behördliche Bestätigung sämtlicher Einnahmen.
Weitere Fragen zu besonderen Vorgängen
Sind weiterberechnete Auslagen immer durchlaufende Posten?
Weiterberechnete Auslagen sind nur dann durchlaufende Posten, wenn Sie die Beträge im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmen und verausgaben. Dann bleiben sie bei der Gewinnermittlung außen vor. Eine eigene Rechnung mit anschließender Kostenerstattung reicht dafür nicht aus. Dokumentieren Sie daher, wer die Leistung schuldet und wem sie berechnet wurde.
Kann ich ein betriebliches Grundstück sofort als Ausgabe abziehen?
Die Anschaffungskosten für Grund und Boden des Anlagevermögens können Sie bei dieser Gewinnermittlung nicht schon wegen der Zahlung sofort abziehen. § 4 Absatz 3 EStG verschiebt den Abzug grundsätzlich auf den Zufluss des Veräußerungserlöses oder den Zeitpunkt der Entnahme. Erfassen Sie das Wirtschaftsgut mit Anschaffungsdatum und Kosten im erforderlichen Verzeichnis.
Senkt eine Überweisung vom Geschäftskonto auf mein Privatkonto den Gewinn?
Eine reine Geldentnahme für private Zwecke mindert den steuerlichen Gewinn nicht, weil sie keine betrieblich veranlasste Ausgabe ist. Zeichnen Sie die Entnahme getrennt auf und buchen Sie sie nicht als Kosten. Bei betrieblichen Schuldzinsen können Entnahmen und Einlagen zusätzlich für die Prüfung von Überentnahmen relevant sein; eine Geldentnahme ist daher nicht bedeutungslos.
