Wer deutsche Urkunden oder Kopien davon im Ausland verwenden möchte, muss zunächst Ihre Echtheit bestätigen lassen. Umgekehrt muss die Echtheit ausländischer Urkunden für die Verwendung in Deutschland anerkannt werden. Beides geschieht mithilfe der Legalisation, der Beglaubigung von Urkunden für den länderübergreifenden Gebrauch. Wie die Legalisation funktioniert und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie hier.
Was ist eine Legalisation?
Die Legalisation (auch diplomatische Beglaubigung genannt) dient der Beglaubigung von Urkunden oder Kopien davon für den Gebrauch in einem anderen Land als dem Ausstellungsland. Sie bestätigt, wie die Beglaubigung im Inland, dass die Unterschrift und das Siegel auf einer Urkunde echt sind und die Urkunde somit ein gültiges Dokument ist.
Auch Kopien von wichtigen Urkunden können mit einer Legalisation beglaubigt werden. In diesem Fall wird damit bestätigt, dass die Kopie genau dem Original entspricht.
Wann brauche ich eine Legalisation?
Eine Legalisation ist notwendig, wenn Sie wichtige deutsche Urkunden im Ausland benötigen, oder umgekehrt, wenn Sie wichtige ausländische Dokumente in Deutschland verwenden möchten. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie in einem anderen Land heiraten, ein Kind adoptieren oder sich scheiden lassen wollen.
So brauchen Sie zum Beispiel eine beglaubigte Kopie Ihrer Geburtsurkunde, wenn Sie als deutscher Staatsbürger im Ausland heiraten wollen, oder wenn Sie als Ausländer in Deutschland heiraten möchten.
Bei der Bewerbung für Studiengänge im Ausland verlangen die Universitäten in der Regel beglaubigte Kopien Ihrer Zeugnisse und auch beim Arbeitsantritt im Ausland sind oft legalisierte Dokumente notwendig.
Weitere wichtige Urkunden, die legalisiert werden können, sind die Heiratsurkunde, die Scheidungsurkunde oder Ihr Reisepass.
Wie funktioniert die Legalisation?
Welche Stellen für die Legalisation Ihrer Urkunden zuständig sind, kommt darauf an, ob Sie deutsche Urkunden im Ausland oder ausländische Urkunden in Deutschland verwenden möchten.
Beglaubigung deutscher Urkunden für das Ausland
Die Legalisation deutscher Dokumente erfolgt in Deutschland bei der zuständigen Auslandsvertretung des Landes, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Folgende Schritte sind dafür notwendig:
Erster Schritt: Vorbeglaubigung
Wollen Sie wichtige deutsche Dokumente im Ausland verwenden, so müssen Sie diese zunächst von der zuständigen deutschen Behörde vorbeglaubigen lassen. Das ist in der Regel die Oberbehörde der Behörde, die die Urkunde ausgestellt hat. Oft ist das Standesamt oder das Auswärtige Amt zuständig. Welche Behörde die Vorbeglaubigung Ihrer Urkunden übernimmt, erfahren Sie bei der ausstellenden Behörde.
Zweiter Schritt: Überbeglaubigung
Nach der Vorbeglaubigung erfolgt eine Überbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Durch diesen Vorgang wird die Echtheit der vorbeglaubigten Urkunde nochmals bestätigt.
Dritter Schritt: Legalisation
Nach der Überbeglaubigung geht die Urkunde schließlich wieder an die Auslandsvertretung des Ziellandes und wird dort schließlich für den Gebrauch im Zielland legalisiert.
Beglaubigung ausländischer Urkunden für Deutschland
Möchten Sie ausländische Dokumente in Deutschland verwenden, so müssen Sie für die Antragstellung auf Legalisation zunächst die deutsche Auslandsvertretung in Ihrem Heimatland aufsuchen. Diese informiert Sie über die weiteren Schritte.
Danach muss die Urkunde von den zuständigen Ämtern im Ausland vor- und überbeglaubigt werden, bevor sie wieder an die deutsche Auslandsvertretung zur endgültigen Legalisation für Deutschland geht.
Achtung: Die Legalisation syrischer Urkunden wird zurzeit von der deutschen Botschaft in Beirut übernommen.
Welche Dokumente sind notwendig?
Um Ihre Urkunde oder eine Kopie davon fürs Ausland beglaubigen zu lassen, benötigen Sie einen amtlichen Lichtbildausweis (Reisepass), um Ihre Identität zu bestätigen. Darüber hinaus müssen Sie das Originaldokument und eventuell Kopien davon mitbringen.
Wichtig für die Beglaubigung von Kopien: Mit beglaubigten Kopien können Sie nicht weitere Kopien beglaubigen.
Legalisation oder Apostille?
Eine Legalisation ist ein aufwendiger Prozess, der jedoch nicht in allen Ländern verlangt wird. Länder, die das Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation unterzeichnet haben, können stattdessen die Apostille verwenden.
Der Antrag auf eine Apostille wird beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten gestellt. Danach sind keine weiteren Schritte zur Legalisation notwendig und die Urkunde kann im Ausland verwendet werden.
Ob zwischen Deutschland und Ihrem Ziel- oder Heimatland ein Apostille-Übereinkommen besteht, erfahren Sie online auf der Liste des Auswärtigen Amtes.
Staaten mit bilateralen Abkommen
Bei Ländern, die ein bilaterales Abkommen mit Deutschland geschlossen haben, benötigen Sie weder eine Legalisation noch eine Apostille. In diesen Ländern sind Ihre Urkunden ohne internationale Beglaubigung gültig. Die Länder, die ein bilaterales Abkommen mit Deutschland haben, sind in der Liste des Auswärtigen Amtes mit einem Sternchen gekennzeichnet.
Dauer und Kosten
Da bei der Legalisation mehrere Behörden und Länder verwickelt sind, kann die Bearbeitungsdauer stark variieren. Erkundigen Sie sich am besten gleich bei der Antragstellung bei der Auslandsvertretung über die Wartezeit.
Bei der Legalisation fallen mehrere Gebühren an, die vom jeweiligen Land abhängig sind. Zunächst müssen Sie Gebühren für die Vor- und Überbeglaubigung entrichten und schließlich noch die Gebühr für die Legalisation bei der Auslandsvertretung. Erfragen Sie die Kosten direkt bei den zuständigen Behörden.
Urkunden fürs Ausland legalisieren
Damit Sie deutsche Urkunden im Ausland oder ausländische Urkunden in Deutschland verwenden können, müssen Sie diese zunächst beglaubigen lassen. Die Beglaubigung im internationalen Rechtsverkehr wird Legalisation oder diplomatische Beglaubigung genannt und bestätigt die Echtheit von Urkunden oder Kopien. Um Ihre Dokumente legalisieren zu lassen, sind mehrere Schritte bei verschiedenen Behörden notwendig. Dabei fallen Kosten an, die von Land zu Land variieren.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist eine Legalisation und warum ist sie notwendig?
Die Legalisation ist die offizielle Beglaubigung einer Urkunde für die Verwendung in einem anderen Land. Sie bestätigt, dass die Unterschrift und das Siegel auf dem Dokument echt sind. Ohne eine Legalisation kann eine ausländische Urkunde oft nicht anerkannt werden.
Welche Behörden sind für die Legalisation zuständig?
Das hängt vom Dokument ab. In Deutschland sind je nach Urkunde Standesämter, Gerichte oder Ministerien für die Vorbeglaubigung zuständig. Die endgültige Legalisation übernimmt die Botschaft oder das Konsulat des Ziellandes.
Kann ich eine Legalisation online beantragen?
In der Regel nicht, der Prozess erfordert generell eine persönliche Vorsprache oder eine postalische Antragstellung. Manche Behörden bieten Online-Terminbuchungen an.
