Kurz gesagt: Wenn Sie nicht arbeiten können, melden Sie sich unverzüglich bei der Stelle, die Ihr Betrieb dafür festgelegt hat. Schreiben Sie, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange Sie voraussichtlich fehlen. Eine Diagnose gehört nicht in die E-Mail. Bei gesetzlich Versicherten ruft der Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in der Regel selbst bei der Krankenkasse ab. Ihre persönliche Krankmeldung ersetzt die eAU aber nicht.
Stand: 23. September 2026.
Was ist neu?
Die Bundesregierung weist aktuell auf geplante Änderungen hin: Die telefonische Krankschreibung soll abgeschafft werden. Außerdem ist eine AU-Pflicht ab dem ersten Krankheitstag angekündigt. Am 23. September 2026 sind diese Pläne noch nicht umgesetzt. Bis zu einer gesetzlichen Änderung gelten die bisherigen Regeln weiter. Das steht ausdrücklich auf der Seite der Bundesregierung zur telefonischen Krankschreibung.
Für Beschäftigte gilt deshalb weiterhin: sofort krankmelden. Eine ärztliche Feststellung ist nach der gesetzlichen Grundregel nötig, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Der Arbeitgeber darf sie früher verlangen, auch ab dem ersten Tag. Maßgeblich sind Ihr Arbeits- oder Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung und die betrieblichen Meldewege.
Krankmeldung per E-Mail: Muster für Arbeitnehmer
Dieses Muster enthält nur die Angaben, die Ihr Arbeitgeber für die erste Planung braucht. Senden Sie die Nachricht vor Arbeitsbeginn oder so früh wie möglich. Nutzen Sie E-Mail nur, wenn dieser Weg im Betrieb vorgesehen ist. Wenn eine Nachricht kurz vor Schichtbeginn möglicherweise nicht rechtzeitig gelesen wird, rufen Sie zusätzlich an.
Betreff: Krankmeldung – [Vorname Nachname] – [Datum] Guten Morgen Frau/Herr [Name], ich bin heute arbeitsunfähig und kann meine Arbeit nicht aufnehmen. Voraussichtlich falle ich bis einschließlich [Datum] aus. [Optional bei gesetzlicher Versicherung: Die Arbeitsunfähigkeit wurde ärztlich festgestellt. Die eAU kann bei meiner Krankenkasse abgerufen werden.] Falls sich die voraussichtliche Dauer ändert, informiere ich Sie unverzüglich. Freundliche Grüße [Vorname Nachname] [Personalnummer oder Team, falls betriebsintern nötig]
Muster, wenn die Dauer noch unklar ist
Betreff: Krankmeldung – [Vorname Nachname] – [Datum] Guten Morgen Frau/Herr [Name], ich bin heute arbeitsunfähig und kann meine Arbeit nicht aufnehmen. Wie lange ich ausfalle, kann ich derzeit noch nicht sicher sagen. Ich gebe Ihnen bis [Zeitpunkt, zum Beispiel heute 15 Uhr] eine Rückmeldung zur voraussichtlichen Dauer. Freundliche Grüße [Vorname Nachname]
Muster für eine Verlängerung
Betreff: Verlängerung meiner Arbeitsunfähigkeit – [Vorname Nachname] Guten Tag Frau/Herr [Name], meine Arbeitsunfähigkeit dauert voraussichtlich bis einschließlich [Datum] an. Eine weitere ärztliche Feststellung liegt vor. [Bei gesetzlicher Versicherung: Die aktualisierte eAU kann bei meiner Krankenkasse abgerufen werden.] Freundliche Grüße [Vorname Nachname]
Was muss in die Krankmeldung und wer bekommt sie?
- Ihr Name, falls er aus der Absenderadresse nicht eindeutig hervorgeht.
- Die klare Mitteilung, dass Sie arbeitsunfähig sind.
- Die voraussichtliche Dauer. Wenn sie noch unklar ist, kündigen Sie eine Rückmeldung an.
- Ein Hinweis auf die ärztliche Feststellung oder eAU, sobald diese vorliegt. Teilen Sie keine Diagnose mit.
- Bei einer Verlängerung: das neue voraussichtliche Enddatum.
| Situation | Empfänger | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Arbeitsverhältnis | Die im Betrieb festgelegte Stelle, zum Beispiel direkte Führungskraft und/oder Personalabteilung | Unverzüglich, möglichst vor Arbeits- oder Schichtbeginn |
| Duale Ausbildung | Ausbildungsbetrieb; an Berufsschultagen zusätzlich die Berufsschule nach deren Vorgaben | Unverzüglich |
| Schule oder schulische Ausbildung | Sekretariat, Klassenleitung oder digitales Schulportal, je nach Schulordnung | Nach den Regeln der Schule, meist am ersten Fehltag |
| Termin | Die in der Einladung genannte Praxis, Behörde, Beratungsstelle oder Kontaktperson | So früh wie möglich |
Die Form der Meldung ist nicht überall gleich. Ein Unternehmen kann einen Anruf, ein Personalportal oder eine E-Mail vorgeben. Auch Schulen legen ihren Meldeweg selbst fest. Prüfen Sie deshalb die internen Regeln, statt die Nachricht nur an Kolleginnen, Kollegen oder Mitschüler zu senden.
Krankmeldung, AU und eAU: der Unterschied
| Begriff | Was ist das? | Wer handelt? |
|---|---|---|
| Krankmeldung | Ihre unverzügliche Nachricht, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange Sie voraussichtlich fehlen. | Sie informieren den Arbeitgeber selbst. |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) | Die ärztliche Feststellung Ihrer Arbeitsunfähigkeit und ihrer voraussichtlichen Dauer. | Eine Ärztin oder ein Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest. |
| Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) | Die elektronische Übermittlung der AU-Daten an die gesetzliche Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die benötigten Daten dort ab. | Die Praxis übermittelt an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die Daten ab. |
Die eAU nimmt Ihnen nur den üblichen Papierweg ab. Sie müssen den Arbeitgeber weiterhin selbst informieren. Das bestätigen die Kassenärztliche Bundesvereinigung und § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz.
Der Arbeitgeber erhält beim eAU-Abruf unter anderem Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Feststellungsdatum und die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung. Eine Diagnose gehört nicht zu den in § 109 SGB IV aufgeführten Arbeitgeberdaten.
Wann Sie weiterhin einen Nachweis weitergeben müssen
Das eAU-Verfahren gilt nicht in jedem Fall. Ein Papier- oder anderer Nachweis kann zum Beispiel nötig sein, wenn Sie privat krankenversichert sind, die Arbeitsunfähigkeit im Ausland oder durch eine nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmende Praxis festgestellt wurde oder wenn Sie als Minijobber in einem Privathaushalt arbeiten. Auch bei einer technischen Störung kann die Praxis Papierausfertigungen ausgeben. Fragen Sie in solchen Fällen nach dem richtigen Nachweis und reichen Sie ihn über den vorgesehenen vertraulichen Weg ein.
Die gesetzlichen Ausnahmen stehen in § 5 Absatz 1a Entgeltfortzahlungsgesetz. Die KBV beschreibt außerdem das Vorgehen bei technischen Störungen und bei nicht gesetzlich Versicherten in ihrer Übersicht zur Arbeitsunfähigkeit.
Welche Fristen gelten?
- Krankmeldung: sofort, sobald Sie wissen, dass Sie nicht arbeiten können. Teilen Sie auch die voraussichtliche Dauer mit.
- Ärztliche Feststellung: Nach der gesetzlichen Grundregel spätestens, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Der Arbeitgeber darf eine frühere Feststellung verlangen.
- Folgebescheinigung: Wenn Sie länger arbeitsunfähig bleiben als zunächst festgestellt, brauchen Sie eine neue ärztliche Feststellung und informieren den Arbeitgeber erneut.
Kalendertage schließen Samstage, Sonntage und Feiertage ein. Beispiel: Sie werden am Freitag arbeitsunfähig und sind am Montag weiterhin krank. Dann dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage. Nach der gesetzlichen Grundregel muss die ärztliche Feststellung spätestens am Montag vorliegen. Verlangt Ihr Arbeitgeber eine AU ab dem ersten Tag, gilt diese frühere Frist.
Die Fristen folgen aus § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz. Bei Pflichtverletzungen kann der Arbeitgeber unter den Voraussetzungen von § 7 Entgeltfortzahlungsgesetz die Entgeltfortzahlung vorübergehend verweigern.
Krankmeldung für Schule und Ausbildung: E-Mail-Muster
Für Schulen gibt es keine einheitliche E-Mail-Regel für ganz Deutschland. Die Vorgaben richten sich nach dem Bundesland und der jeweiligen Schule. Berlin verlangt zum Beispiel eine Information am ersten Fehltag und lässt die Schule Form und Uhrzeit festlegen. Nutzen Sie das folgende Muster deshalb zusammen mit der Schul- oder Ausbildungsordnung.
Muster für die Schule durch Erziehungsberechtigte
Betreff: Krankmeldung für [Vorname Nachname], Klasse [Klasse], am [Datum] Guten Morgen, mein Kind [Vorname Nachname] kann am [Datum] krankheitsbedingt nicht am Unterricht teilnehmen. Voraussichtlich fehlt es bis einschließlich [Datum / noch unklar]. Falls ein weiterer Nachweis erforderlich ist, teilen Sie mir bitte mit, an welche Stelle ich ihn senden soll. Freundliche Grüße [Vorname Nachname der erziehungsberechtigten Person]
Muster für volljährige Schüler und schulische Ausbildung
Betreff: Krankmeldung – [Vorname Nachname], [Klasse/Kurs] Guten Morgen, ich kann am [Datum] krankheitsbedingt nicht am Unterricht teilnehmen. Voraussichtlich fehle ich bis einschließlich [Datum / noch unklar]. Einen nach der Schul- oder Ausbildungsordnung erforderlichen Nachweis reiche ich über den vorgesehenen Weg ein. Freundliche Grüße [Vorname Nachname]
Muster für die duale Ausbildung
Auszubildende in einer dualen Ausbildung sollten den Ausbildungsbetrieb und, wenn Unterricht betroffen ist, die Berufsschule nach deren Regeln informieren. Das Entgeltfortzahlungsgesetz zählt Personen, die zu ihrer Berufsbildung beschäftigt werden, zu den Arbeitnehmern. Für den Betrieb gelten deshalb grundsätzlich dieselben Anzeige- und Nachweisregeln.
Betreff: Krankmeldung – [Vorname Nachname], Ausbildung [Beruf] Guten Morgen Frau/Herr [Name], ich bin heute arbeitsunfähig und kann [nicht in den Betrieb / nicht in die Berufsschule] kommen. Voraussichtlich falle ich bis einschließlich [Datum] aus. [Optional: Die Arbeitsunfähigkeit wurde ärztlich festgestellt. Die eAU kann bei meiner Krankenkasse abgerufen werden.] Die Berufsschule informiere ich nach deren Vorgaben ebenfalls. Freundliche Grüße [Vorname Nachname]
Quelle für die Einordnung von Auszubildenden: § 1 Absatz 2 Entgeltfortzahlungsgesetz. Ein Beispiel für landesrechtliche Schulregeln bietet die Berliner AV Schulbesuchspflicht. Für Ihre Schule können andere Vorgaben gelten.
Termin wegen Krankheit absagen: Muster
Bei einem Arzt-, Behörden-, Beratungs- oder Bewerbungstermin müssen Sie keine Diagnose nennen. Sagen Sie möglichst früh ab. Prüfen Sie bei kostenpflichtigen Angeboten die vereinbarte Absagefrist.
Betreff: Absage des Termins am [Datum] um [Uhrzeit] Guten Tag Frau/Herr [Name], ich kann den Termin am [Datum] um [Uhrzeit] krankheitsbedingt leider nicht wahrnehmen. Bitte bestätigen Sie die Absage kurz. [Optional: Ich bitte um einen Ersatztermin. Möglich wären für mich [Zeitraum 1] oder [Zeitraum 2].] Freundliche Grüße [Vorname Nachname] [Aktenzeichen oder Kundennummer, falls erforderlich]
Ist eine telefonische Krankschreibung noch möglich?
Ja, am 23. September 2026 ist sie unter bestimmten Voraussetzungen noch möglich. Die Praxis muss Sie bereits persönlich kennen. Die Erkrankung darf keine schwere Symptomatik haben. Eine Videosprechstunde darf nicht möglich sein. Die Ärztin oder der Arzt entscheidet, ob eine telefonische Beurteilung ausreicht. Einen Anspruch darauf gibt es nicht. Eine Erstbescheinigung ist für bis zu fünf Kalendertage möglich.
Besteht die telefonisch festgestellte Erkrankung fort, ist für die Folgebescheinigung grundsätzlich ein Praxisbesuch nötig. Wurde die erste AU nach einer persönlichen Untersuchung ausgestellt, kann die Folgebescheinigung auch telefonisch erfolgen. Die geltenden Voraussetzungen erläutert der Gemeinsame Bundesausschuss.
Diese Fehler sollten Sie vermeiden
- Sie warten auf den Arzttermin, bevor Sie den Arbeitgeber informieren.
- Sie senden die Nachricht nur an eine Kollegin oder einen Kollegen statt an die festgelegte Stelle.
- Sie schreiben nur „Ich bin krank“ und nennen keine voraussichtliche Dauer.
- Sie teilen Diagnose, Medikamente oder andere Gesundheitsdaten in einer breit adressierten E-Mail.
- Sie verlassen sich darauf, dass die eAU Ihre Krankmeldung ersetzt.
- Sie übersehen eine strengere Regel im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Schulportal oder in der Ausbildungsordnung.
Weitere Informationen
- Krankmeldung im Minijob
- Krankengeld: Voraussetzungen und Ablauf
- Berufskrankheit melden
- Verletztengeld nach Arbeits- oder Wegeunfall
Häufige Fragen zur Krankmeldung
Reicht eine Krankmeldung per E-Mail?
Nur wenn Ihr Betrieb E-Mail als Meldeweg akzeptiert. Gibt es eine Vorgabe für Telefon, Personalportal oder eine bestimmte Empfängeradresse, halten Sie sich daran. Entscheidend ist, dass die zuständige Stelle die Meldung unverzüglich erhält.
Muss ich die Diagnose nennen?
Für die normale Krankmeldung genügt die Information, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange Sie voraussichtlich fehlen. Auch die eAU-Daten für den Arbeitgeber enthalten keine Diagnose.
Muss ich die eAU selbst an den Arbeitgeber senden?
Als gesetzlich versicherte beschäftigte Person müssen Sie die eAU im Regelfall nicht selbst übermitteln. Der Arbeitgeber ruft sie bei der Krankenkasse ab. Ausnahmen gelten unter anderem bei privater Krankenversicherung, Auslands-AU, nicht vertragsärztlicher Behandlung, Minijobs in Privathaushalten und technischen Störungen.
Kann der Arbeitgeber eine AU ab dem ersten Tag verlangen?
Ja. § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz erlaubt dem Arbeitgeber, die ärztliche Feststellung früher als nach der allgemeinen Drei-Kalendertage-Regel zu verlangen.
