In gewissen Situationen können Behörden, Banken oder andere Institutionen einen Gehaltsnachweis von Ihnen verlangen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Sie eine finanzielle Verpflichtung wie einen Mietvertrag oder einen Kredit eingehen und Ihre Bonität überprüft werden muss. Wofür Sie einen Gehaltsnachweis brauchen, welche Dokumente Sie dazu verwenden können und wie Sie Ihr Einkommen nachweisen, wenn Sie kein Gehalt beziehen, erfahren Sie in unserem Artikel.
Das ist ein Gehaltsnachweis
Ein Gehaltsnachweis zeigt, dass Sie regelmäßig ein Gehalt beziehen und bestätigt somit Ihre Bonität, also Ihre Fähigkeit, finanzielle Verpflichtungen zu erfüllen. So können Banken und andere Institutionen sichergehen, dass Sie zum Beispiel Ihre Miete regelmäßig zahlen oder einen Kredit zurückzahlen können. Es ist auch der Gehaltsnachweis für Vermieter wichtig, bevor Sie einen Mietvertrag abschließen.
Auch Behörden verlangen oft einen Gehaltsnachweis. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Sie staatliche Leistungen beziehen wollen. Hier wird mit dem Gehaltsnachweis nicht bestätigt, dass Sie zahlungsfähig sind, sondern dass Sie bedürftig oder auf Sozialleistungen angewiesen sind.
Wann brauche ich einen Gehaltsnachweis?
Ein Gehaltsnachweis kann von verschiedenen Personen, Institutionen und Behörden gefordert werden. In folgenden Situationen müssen Sie Ihr Gehalt nachweisen:
- Abschluss eines Mietvertrags, um zu bestätigen, dass Sie regelmäßig die Miete zahlen können.
- Antrag auf einen Kredit, um Ihre Kreditwürdigkeit nachzuweisen. Ein Kredit ohne Gehaltsnachweis ist in der Regel nicht möglich.
- Leasing eines Fahrzeugs.
- Antrag auf BAföG, um die Förderhöhe zu berechnen.
- Antrag auf staatliche Leistungen, um Ihren Anspruch zu überprüfen (Bsp.: Grundsicherung, Wohngeld, Sozialwohnungen, Kinderzuschlag, Bürgergeld, Arbeitslosengeld).
- Bei Unterhaltsverpflichtungen, für die Berechnung der Unterhaltshöhe.
- Berechnung der Beitragshöhe für Ihre Krankenversicherung.
So bekomme ich einen Gehaltsnachweis
Je nachdem, ob Sie angestellt, selbstständig tätig sind oder Ihren Lebensunterhalt auf andere Weise bestreiten, müssen Sie Ihr Einkommen auf unterschiedliche Art nachweisen.
👉 Der Gehaltsnachweis bei Angestellten
Einen Gehaltsnachweis können nur Angestellte vorweisen, da nur sie ein Gehalt beziehen. Befinden Sie sich in einem klassischen Angestelltenverhältnis, so können Sie beim Kreditantrag oder für den Mietvertrag einfach Ihre letzten drei Gehaltsabrechnungen vorweisen. Diese erhalten Sie jeden Monat automatisch von Ihrem Arbeitgeber.
Auch eine Verdienst- oder Einkommensbescheinigung Ihres Arbeitgebers dient als Gehaltsnachweis. Auf der Homepage der Agentur für Arbeit erhalten Sie eine Vorlage für eine Einkommensbescheinigung, die nur noch von Ihrem Arbeitgeber ausgefüllt und unterzeichnet werden muss.
Um Ihr Gehalt nachzuweisen, können Sie den Behörden oder Banken auch eine Kopie Ihres Arbeitsvertrages vorlegen.
Gehaltsnachweis oder Einkommensnachweis?
Personen, die sich nicht in einem klassischen Angestelltenverhältnis befinden, beziehen streng genommen kein Gehalt, sondern ein Einkommen. Sie brauchen anstatt eines Gehaltsnachweises einen Einkommensnachweis. Das gilt unter anderem für:
- Selbstständige,
- Rentner,
- Bezieher von staatlichen Sozialleistungen,
- Studenten mit BAföG oder
- Privatier.
👉 Einkommensnachweis für Selbstständige
Selbstständige oder Freiberufler können ihren jährlichen Einkommensteuerbescheid des Finanzamtes oder ihren Jahresabschluss als Einkommensnachweis vorweisen.
Auch die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für Kleinunternehmer und Freiberufler dienen als Einkommensnachweise.
Da das monatliche Einkommen bei Selbstständigen stärker variiert als bei Angestellten, ist es hier jedenfalls sinnvoll, nicht nur das Einkommen einzelner Monate vorzuweisen, sondern das eines oder sogar mehrerer Jahre.
👉 Einkommensnachweis für Rentner, Studenten und Bezieher von Sozialleistungen
Bestreiten Sie Ihren Lebensunterhalt nicht beruflich, sondern mit einer Rente, Sozialgeldern oder BAföG, so dient der jeweilige Bewilligungsbescheid für die Leistung als Einkommensnachweis. Diesen Bescheid erhalten Sie bei der Behörde, die Ihnen auch die Leistung auszahlt.
Wollen Sie als Student eine Wohnung mieten und haben kein eigenes Einkommen, so müssen Sie in der Regel eine Mietbürgschaftserklärung Ihrer Eltern und deren Gehaltsnachweis einreichen.
Wollen Sie BAföG oder staatliche Leistungen beantragen, so gibt es dafür meist vorgefertigte Formulare bei den zuständigen Behörden. Für einen Antrag auf Kinderzuschlag bekommen Sie eine Vorlage bei der Familienkasse. Eine Vorlage für den Einkommensnachweis beim BAföG-Antrag bekommen Sie hier.
👉 Anderes Einkommen
Als Einkommen zählen auch Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und Einkünfte aus Wertpapieren. In diesen Fällen dienen der Mietvertrag oder die Wertpapierabrechnungen als Einkommensnachweis.
Falsche Angaben im Gehaltsnachweis
Fälschen Sie Ihren Gehalts- oder Einkommensnachweis, so gilt dies als Urkundenfälschung und somit als offizielle Straftat. Eine strafrechtliche Verfolgung sowie Geld- und Freiheitsstrafen sind mögliche Konsequenzen. Fälschen Sie Ihren Gehaltsnachweis für den Abschluss eines Mietvertrages, so hat Ihr Vermieter darüber hinaus das Recht, den Vertrag fristlos zu kündigen.
Der Gehaltsnachweis zur Überprüfung Ihrer Bonität
Wollen Sie eine Wohnung mieten, einen Kredit aufnehmen oder staatliche Sozialleistungen beziehen, so müssen Sie Ihr Gehalt nachweisen. Angestellte können Ihre Lohnabrechnung, eine Einkommensbescheinigung oder ihren Arbeitsvertrag als Gehaltsnachweis verwenden.
Selbstständige, Rentner, Studenten mit BAföG und Bezieher von Sozialleistungen beziehen kein Gehalt, sondern ein Einkommen und müssen daher einen Einkommensnachweis vorweisen. Je nach Beschäftigungsart können verschiedene Dokumente als Einkommensnachweis dienen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welche Informationen enthält ein Gehaltsnachweis?
Ein Gehaltsnachweis enthält in der Regel Angaben zum monatlichen Brutto- und Nettogehalt sowie zu Abzügen wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Falls vorhanden, werden auch Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld aufgeführt. Darüber hinaus gibt der Nachweis häufig Informationen über das Arbeitsverhältnis, also ob es befristet oder unbefristet ist.
Kostet die Ausstellung eines Gehaltsnachweises etwas?
In der Regel entstehen für die Ausstellung eines Gehalts-, Einkommens- oder Vermögensnachweises keine Kosten. Arbeitgeber sind verpflichtet, Angestellten Gehaltsabrechnungen bereitzustellen. Auch Behörden stellen Bescheide kostenfrei aus, die als Einkommensnachweise genutzt werden können.
